Datenschutzerklärung nach der DSGVO

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das:

Landesmedienzentrum Baden-Württemberg

Standort Karlsruhe
Moltkestraße 64
76133 Karlsruhe
Deutschland
Tel.: 0721 8808-0
E-Mail: lmz@lmz-bw.de
Website: www.lmz-bw.de

Standort Stuttgart
Rotenbergstraße 111
70190 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: lmz@lmz-bw.de
Website: www.lmz-bw.de

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Dr. Theodor Benken

Tel.: 0721 8808-13
E-Mail: benken@lmz-bw.de
Website: www.lmz-bw.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung der funktionsfähigen Webanwendung MEP BW sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

IV. Bereitstellung von MEP BW und Erfassung von Daten

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf von MEP BW erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  1. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  2. IP Adresse

Es wird bei angemeldeten Nutzenden Daten erhoben, die eine Zuordnung zu einem Nutzer ermöglichen. Diese sind:

  1. Name und Vorname
  2. Login-Name
  3. E-Mail
  4. Schulzugehörigkeit
  5. Schulträgerzugehörigkeit

Diese Daten werden im System gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung erfolgt, um die Funktionsfähigkeit von MEP BW sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Angebote und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Speicherung der Daten ist dies nach spätestens einem Kalenderjahr der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung von MEP BW und die Speicherung der Daten ist für den Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

V. Verwendung von Cookies

a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Webanwendung MEP BW verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

- Cookie (mit variablen Namen) zur Absicherung der Session

Wenn diese Angebote auf die Webseite des LMZ Portals führen, dann wird dort die Verwendung der Cookies beschrieben.

Wenn die Angebote auf die Videoplattform Vimeo führen, dann werden folgende Cookies verwendet. Siehe hierzu die Angaben von Vimeo:

Vimeo Cookie Policy

Last Updated: May 23, 2018

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Cookie Basics

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What they do: "Essential" cookies enable services we offer. "Non-essential" cookies help us understand how our services are being used (i.e., analytics) and deliver advertisements. Some cookies may track you across multiple websites you visit (including ones not operated by us) to help deliver advertisements that may be relevant to you.

How long they last: Cookies may be either "session" or "persistent." A session cookie expires (i.e., is deleted) when you close your browser. A persistent cookie remains until it expires or you delete the cookies via your browser settings. Expiration dates are set in the cookies themselves and may vary in length, depending on the purpose of the cookie.

Cookies Found on Vimeo Service

We use all types of cookies in our web-based services.

Vimeo websites: When you visit a Vimeo website, Vimeo and third parties will set cookies in your browser. Vimeo sets essential cookies to enable certain features and remember your preferences. For example, cookies keep you logged in, allow you to purchase items, and maintain your language and volume settings. Third parties set cookies for both essential and non-essential purposes including analytics (e.g., Google Analytics) and advertising (e.g., Google DoubleClick for Publishers).

Vimeo video player: Vimeo’s embeddable video player uses first-party cookies that we consider essential to the video player experience. We do not use third-party analytics or advertising cookies when our video player appears on a third-party website. Please note that a third-party website may place cookies of its own. We have no control over third-party websites or the cookies they set.

Changing Your Cookie Preferences

You may limit the cookies set in your browser by taking the steps described below. Note that declining cookies may impact your ability to use our services.

Browser settings: You may change your browser’s settings to delete cookies that have already been set and to reject new cookies. To learn more, visit the help pages of your browser:

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  • Microsoft Edge
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You may also visit our sites in your browser’s "private" or "incognito" mode, in which case cookies will be set, but deleted when you close browser.

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Third party advertising opt-outs: Certain third parties provide ways to opt out of advertising cookies across multiple sites. You can learn more by visiting the sites of the Network Advertising Initiative (https://optout.networkadvertising.org) or the Digital Advertising Alliance (https://www.aboutads.info). In addition, there are third party plug-ins and apps that help manage cookies.

Google cookies: Google provides ways to manage or opt out certain of its advertising cookies (https://adssettings.google.com) and analytics cookies (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout). You may read Google’s Privacy Policy at https://policies.google.com/privacy.

Similar Technologies

We use technologies that resemble cookies to help track user activities and preferences. For example, we may use web beacons (tiny graphics with a unique identifier embedded on web pages or emails) to track your activities and communicate with cookies. You cannot opt out of web beacons used on webpages, but you can limit their use by opting out of the cookies they interact with. You can opt out of web beacons used in emails by setting your email client to render emails in text mode only.

Mobile Apps

Our apps (e.g., for iOS, tvOS, Android, and Roku) do not use cookies, but may use tracking technologies to, for example, authenticate you as a registered user, allow you to use the app’s features, and help us understand how our apps are being used. You cannot opt out of these mobile tracking technologies, but you may delete your apps and use the web versions of our services instead.

Für administrative Zugänge auf MEP BW (z.B. Statistikserver) werden zusätzliche Session-Cookies verwendet.

b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analysezwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

c) Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites und Online-Anwendungen für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer MEP-Anwendung können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Für folgende Anwendungen benötigen wir Cookies:

  • Zur Absicherung der Session

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

d) Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Anwendung deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden.

VI. Registrierung bei MEP BW

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Um die Webanwendung MEP BW nutzen zu können, müssen sich Schulen und Schulträger aus lizenzrechtlichen Gründen als berechtigte Lehrkräfte, Referendar/innen, Schulträger usw. registrieren und authentifizieren. Sie können sich selbst registrieren oder sich von der MEP-Hotline registrieren lassen. Die Freischaltung erfolgt durch die MEP-Hotline.

Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

  1. Datum und Uhrzeit der Registrierung

Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Registrierung/Anmeldung dient der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, daher ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Eine Anmeldung/Registrierung des Nutzers ist zur Abwicklung des Anmeldeverfahrens und zur Nutzung der Anwendung erforderlich.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen.

Nutzer können jederzeit schriftlich die Kündigung Ihrer Daten einfordern.

VII. Umfrage Kollegium

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Innerhalb der Anwendung MEP BW ist ein Umfragetool (anonyme Befragung der Lehrkräfte) integriert, welches während des MEP-Prozesses genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten zur Versendung des Fragebogen-Links per E-Mail übermittelt.

Diese Daten sind:

  • Name, Vorname
  • E-Mail-Adresse
  • Text der Nachricht
  • Checkbox für Erlaubnis zur Kontaktaufnahme/Versendung des Fragebogen-Links

Im Rahmen der MEP-Umfrage werden die Daten anonymisiert gespeichert und dienen ausschließlich dem Zwecke der grafischen Aufbereitung der Befragung. Die grafische Aufbereitung der Befragung wird der Schule und dem zuständigen Beratertandem am jeweiligen Medienzentrum übermittelt und nur bei ausdrücklicher Zustimmung an Dritte weitergegeben.

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der E-Mail dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung und Auswertung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

VIII. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

  • Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO,
  • Recht auf Berichtigung oder Löschung gem. Art. 16 und 17 DSGVO,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO,
  • Recht auf Unterrichtung gem. Art. 19 DSGVO
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI), Königstrasse 10a, 70173 Stuttgart.

Werden personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt, so haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 EU-DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

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